Huisreglement

U kan deze tekst ook in PDF downloaden.

The Belgian Voyage Club v.z.w.
Sprinkelestraat 67 - 3690 Zutendaal - Belgium
Identificatienummer: 4792/96 - Ondernemingsnummer: 457415871 - www.bvc.be

The Belgian Voyage Club v.z.w.
Identificatienummer: 4792/96 - Ondernemingsnummer 457415871
Zetel: Conform statuten: Sprinkelestraat 67, 3690 Zutendaal
Huisreglement (laatste wijziging: dd. 6 maart 2012)

TITEL I – RAAD VAN BESTUUR

Elk lid van dit orgaan is binnen de perken van de hem toegekende bevoegdheden verantwoordelijk voor de goede werking van “The Belgian Voyage Club” v.z.w. en legt tegenover dit orgaan verantwoording af van zijn bestuur. T.a.v. derden geldt het gemene recht aangaande v.z.w.’s, aangevuld met de statutaire bepalingen. Leden van de BVC v.z.w. worden voorlopig toegelaten tot dit orgaan door stemming onder de bestuursleden (met gewone meerderheid). De benoeming dient echter gehomologeerd te worden bij eerstvolgende gewone of buitengewone AV, op de wijze zoals statutair bepaald. Dit orgaan telt het correcte aantal leden en correcte functies zoals statutair bepaald. De organisatie en werking van de Raad van Bestuur wordt beschreven in Titel III van de Statuten.

De functies:

  • Voorzitter (Marjolijn Bijnens):
    De voorzitter staat in voor de algemene coördinatie binnen het bestuur en heeft in die functie recht op volledige informatie aangaande belangrijke beslissingen, genomen door andere werkende leden. Hij leidt de Algemene Vergadering. Zij verzorgt tevens de administratie van de vereniging: de ledenlijst, de inschrijvingsformulieren, de briefwisseling van de v.z.w. ...
  • Secretaris (Nico Mantels):
    Zij is verantwoordelijk voor de notulen van de AV en de vergaderingen van het bestuur en medewerkers, dewelke zij aan de leden van het bestuur ter inzage stelt. Zij werkt nauw samen met de voorzitter en het bestuur, en zorgt voor de aflevering van de administratie bij deze eerstgenoemde.
  • Penningmeester (Marjolijn Bijnens):
    De schatbewaarder of penningmeester ontvangt de cash-bedragen van sponsors, meetings en andere evenementen in kas en stort deze door naar de rekening van de vereniging. Zij is namens de v.z.w. ook gevolmachtigde in het autonoom doen van allerhande betalingen.



Bestuurders zonder statutaire taakomschrijving:

  • Ondervoorzitter (Kristien Leysen):
    De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij ontstentenis en leidt de praktische vergaderingen. Hij houdt te allen tijde nauw contact met de voorzitter en biedt deze alle informatie en steun aan bij de uitoefening van zijn taken.
  • Ledenadministratie (Marjolijn Bijnens & Nico Mantels):
    Zij zijn verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de vereniging.
  • Hoofdredacteur (Nico Mantels):
    Hij treedt op als hoofdredacteur van het magazine “Warp 9” en staat in voor de grafische vormgeving van de vereniging.



Vertrouwelijkheid van gegevens:

De leden die door de Raad van Bestuur in het bezit worden gesteld van een database van de leden van de vereniging of enig ander vertrouwelijk document, verbinden zich ertoe deze als een vertrouwelijk document te behandelen en niet op enige manier door te geven of informatie daaruit mede te delen aan derden. Dit op straffe van tuchtmaatregelen, te bepalen door ondergenoemd tuchtcollege, en schadevergoeding op basis van art. 1382 B.W.

TITEL II – WERKENDE LEDEN

De werkende leden zijn alle leden van de vereniging die worden vermeld op de ledenlijst die conform artikel 10 van de Statuten werd neergelegd ter griffie van de Rechtbank van Koophandel van de maatschappelijke zetel van de vereniging.

De werkende leden omvatten:

1. de leden van de raad van bestuur (cf. supra)
2. de medewerkers.

De medewerkers zijn die leden die op regelmatige wijze een wezenlijke bijdrage leveren tot het realiseren door de vereniging van haar statutaire doelstellingen en aldus het statuut dragen van werkend lid, met alle rechten en plichten vandien.

Werkende leden kunnen zich kandidaat stellen en verkozen worden op de Algemene Vergadering.

Werkende leden die hun lidmaatschap niet tijdig vernieuwd hebben door hun lidgeld te betalen vòòr het vervallen van hun lidmaatschap, zijn ontslagnemend. Hun ontslag zal automatisch op de agenda van de eerstvolgende Algemene Vergadering worden geplaatst.

Te late of helemaal geen betaling van het lidgeld door een werkend lid, is in strijd met de plichten van een werkend lid. Omdat het werkend lid zijn plichten niet is nagekomen, vervallen daarom ook zijn rechten, tijdens een AV meer bepaald het algehele wegvallen van het stemrecht.

Een werkend lid, of een lid van de raad van beheer, dat zijn/haar ontslag geeft, is verplicht alle informatie en bezittingen van de BVC v.z.w. terug te bezorgen aan de BVC v.z.w.. Als deze persoon na zijn/haar ontslag kosten voor de club
veroorzaakt, zal hij/zij daar zelf voor moeten instaan.

Ontslagnemende bestuursleden blijven na hun ontslag werkend lid zolang ze aan de voorwaarden van het lidmaatschap voldoen.

Medewerkers zullen cumul van taken in de mate van het mogelijke vermijden. T.a.v. ieder van hen geldt een verplichting tot onderlinge uitwisseling van informatie. Wie naast medewerker reeds een functie in de raad van bestuur bekleedt, verkrijgt uit zijn functie als medewerker geen rechten of plichten die hem reeds als bestuurder toekomen.

TITEL III – VERGADERINGEN

3.1 Vergaderingen van de raad van bestuur

Deze vergadering, ook wel bestuursvergadering genoemd, neemt beslissingen aangaande de werking van de vereniging, voor zover dit niet is voorbehouden aan de Algemene Vergadering.

Ieder lid van de raad heeft één stem. Elk aanwezig bestuurder kan tevens volmacht dragen voor een afwezig bestuurder, mits schriftelijk bewijs ingediend bij de voorzitter en/of secretaris.

Suggesties van de leden worden via de geijkte kanalen medegedeeld en behandeld op deze vergaderingen.
Uitsluitend de bestuurders hebben stemrecht op deze vergadering. Elk lid kan de notulen der vergaderingen inzien bij de secretaris.



3.2. Buitengewone Algemene Vergadering en gewone Algemene Vergadering

Voor beide types Algemene Vergaderingen gelden de bepalingen zoals te lezen in de statuten van deze v.z.w..
De vereniging draagt de kosten voor de gewone en de buitengewone Algemene Vergadering. Indien een buiten-
gewone Algemene Vergadering wordt samengeroepen zonder geldige reden en dit met kwaad opzet (te
beoordelen door het tuchtcollege), zijn de personen die deze buitengewone Algemene Vergadering hebben
samengeroepen hoofdelijk en solidair gehouden tot vergoeding van de kosten dienaangaande aan de vereniging.


3.3 Algemeen geldende regels voor alle types van vergaderingen en voor de vereniging

Ongepast gedrag op eender welke vergadering wordt gesanctioneerd met tijdelijke verwijdering uit de vergaderruimte.


3.4 Belangenconflict


Werkende leden die een belangenconflict hebben bij enig agendapunt, dienen dit bij het begin van de vergadering uitdrukkelijk te melden. Zij zullen zich desgevallend van de stemming onthouden over deze agendapunten. Schending van deze regel kan leiden tot een tuchtprocedure zoals beschreven in Titel VII.


TITEL IV – VERGOEDINGEN

Een lid kan maximaal 5 EURO worden gevraagd voor toegang tot de door de vereniging georganiseerde twee-
maandelijkse bijeenkomst. Heden is de toegangsprijs bepaald op 1,5 EUR voor gewone leden en 0 EUR voor ereleden. Evenementen naast deze bijeenkomsten vallen buiten deze regeling, hun prijs wordt bij hun aankondiging expliciet
vermeld.

TITEL V – INSCHRIJVINGEN

Nadat kandidaat-leden hun inschrijvingsformulier correct ingevuld, getekend en verzonden hebben, krijgen zij één maand de tijd om hun betaling te laten gebeuren. Pas na bewijs van betaling worden ze als lid beschouwd en zullen ze ook bevestiging van hun inschrijving ontvangen, mits een zelfgeadresseerde, gefrankeerde enveloppe bij hun inschrijvings-formulier werd bijgesloten. Nieuwe leden ontvangen als eerste Warp 9 magazine het lopende nummer.

Bij vroegtijdig stopzetten van lidmaatschap, wordt geen resterend lidgeld terugbetaald.

Het lidmaatschap geldt, behoudens toepassing van artikel 9 van de Statuten, voor een bepaalde duur van 1 jaar. Voor het einde van dit jaar zendt de vereniging per post een herinschrijvingsbrief naar alle leden, met het verzoek hun lidmaatschap te verlengen voor een jaar door storting van het lidgeld. De herinschrijvingsbrief vermeldt de termijn waarbinnen het lidgeld dient te worden gestort. Het lidmaatschap vervalt pas indien het lidgeld op het einde van deze vervaltermijn niet werd gestort.

TITEL VI – ARTIKELS

Ingediende artikels, ter publicatie in het Warp 9 magazine, worden eigendom van de BVC v.z.w., op welke manier ze ook zijn ingediend.
Het redactieteam, onder leiding van de hoofdredacteur, beslist over het al dan niet publiceren, het tijdstip en het eventuele editeren van het artikel. Ingevolge dit duidelijk te maken aan de leden zal in elk Warp 9 magazine de volgende tekst worden opgenomen: “Alle ingezonden artikels, inclusief daarin opgenomen foto’s, worden eigendom van de BVC v.z.w.. De BVC v.z.w. behoudt zich het recht om artikels te wijzigen en/of te weigeren.”

Meer in het algemeen verwerft de BVC v.z.w. alle intellectuele eigendomsrechten op alle foto’s die genomen worden in het kader van BVC v.z.w. activiteiten door de BVC v.z.w. zelf genomen of door leden die deze foto’s ter beschikking stellen aan de BVC v.z.w., evenals op enige andere multimedia die door leden voor de BVC v.z.w. wordt ontworpen of vervaardigd.

Het staat de BVC v.z.w. vrij de bedoelde materialen te publiceren in Warp 9, op haar website, of enig ander medium.

TITEL VII : TUCHTRECHT

  • Leden die “The Belgian Voyage Club v.z.w.” door onrechtmatige daad schade berokkenen (bv. in interviews of publicaties) zullen deze schade moeten vergoeden conform art.1382 B.W.
  • Bovendien is een lid dat via uitspraken of publicaties van welke aard ook, de vereniging schade toebrengt, gehouden door intrekking dezer uitlatingen de berokkende schade te herstellen. Desnoods zal de raad van bestuur in deze tot vordering in rechte overgaan. Problemen en conflicten binnen de raad van bestuur, dewelke niet in der minne binnen dit orgaan kunnen opgelost worden, worden voorgelegd aan een bijzonder college, hetwelke in eerste aanleg zal beslissen. Elk van beide partijen is gerechtigd om tegen deze uitspraak in beroep te gaan bij de Algemene Vergadering. De beslissing van de AV in deze heeft kracht van gewijsde. Het bijzonder college waarvan sprake is samengesteld uit: de voorzitter, de ondervoorzitter (of door de voorzitter aangeduide vervanger zo deze functie niet benomen is) en de juridisch adviseur. De secretaris is eveneens aanwezig, zij het met louter raadgevende stem.
    Hij/zij neemt akte van de argumenten en de beslissing van het college.



Door middel van een Algemene Vergadering kan, na één door de raad van bestuur goedgekeurde waarschuwing aan de desbetreffende persoon, een lid uit de vereniging worden gezet op verzoek van de Raad van Bestuur of op verzoek van minstens 1/5 van alle werkende leden, indien dit lid zich schuldig maakt(e) aan één der volgende feiten. Beledigende rassenhaat binnen de vereniging, beledigende politieke uitspraken binnen de vereniging, de vereniging in een slecht daglicht plaatsen ten aanzien van personen binnen of buiten de vereniging, de vereniging een slechte naam bezorgt, fraudeleuze praktijken pleegde, en dergelijke. Personen die voor voorgenoemde concrete feiten lidmaatschap ontzegd werden, kunnen niet meer als lid van de vereniging aanvaard worden. Hiertoe is een 2/3 meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordige werkende leden vereist.